供應(yīng)鏈盡職管理申訴管理程序

一、目的

為了及時發(fā)現(xiàn)和處理盡職采購礦物供應(yīng)鏈可能存在的各類風(fēng)險與隱患，保障利益相關(guān)方與惠州市恒創(chuàng)睿能環(huán)保科技有限公司（以下簡稱“本公司”）管理層的順暢溝通，建立和諧互利的利益相關(guān)方關(guān)系，維護(hù)各利益相關(guān)方的合法權(quán)益，根據(jù)《惠州市恒創(chuàng)睿能環(huán)保科技有限公司沖突礦產(chǎn)供應(yīng)鏈盡責(zé)管理政策》制定本申述管理程序。

二、適用范圍

適用于所有與沖突礦產(chǎn)供應(yīng)鏈盡責(zé)管理相關(guān)的人員、團(tuán)體、供應(yīng)商、客戶等利益相關(guān)方。

三、管理職責(zé)

3.1 供應(yīng)鏈管理辦公室負(fù)責(zé)制定并監(jiān)督此程序的執(zhí)行。

四、程序具體內(nèi)容

4.1 可以對哪些問題提起申訴？

符合以下條件的申訴將會被受理：

1) 與本公司供應(yīng)鏈盡責(zé)管理相關(guān)。

2) 本公司商業(yè)活動或者業(yè)務(wù)關(guān)系對利益相關(guān)方已經(jīng)造成或可能造成負(fù)面影響。

3) 本公司商業(yè)活動或者業(yè)務(wù)關(guān)系違反了《經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織關(guān)于來自受沖突影響和高風(fēng)險區(qū)域的礦石的負(fù)責(zé)任供應(yīng)鏈盡責(zé)管理指南》或《惠州市恒創(chuàng)睿能環(huán)保科技有限公司沖突礦產(chǎn)供應(yīng)鏈盡責(zé)管理政策》中的要求。

符合以下任意一項標(biāo)準(zhǔn)的申訴不會被受理：

1) 與本公司供應(yīng)鏈盡責(zé)管理無關(guān)。

2) 無法提供充分證據(jù)或證人以支持指出的問題。

3) 惡意申訴或為獲得競爭優(yōu)勢而發(fā)起的申訴。

4) 如果申訴的問題不屬于本公司內(nèi)部機(jī)制所能夠解決的范疇，我們將積極協(xié)調(diào)外部機(jī)構(gòu)解決。

4.2 誰可以提起申訴？

任何個人或團(tuán)體，包括但不限于本公司的客戶、供應(yīng)商、受影響的社區(qū)居民、員工、董事會成員等，無論與本公司是否存在直接或間接關(guān)聯(lián)，如認(rèn)為本公司或本公司供應(yīng)鏈存在第1條所列供應(yīng)鏈盡責(zé)管理問題，并在過去一年內(nèi)或者可能的將來給自己（或自己所代表的利益相關(guān)方）造成負(fù)面影響，均可向本公司供應(yīng)鏈管理辦公室提起申訴。

如果申訴由代表受影響方的第三方團(tuán)體或個人提出，該機(jī)構(gòu)或個人應(yīng)明確說明其所代表的對象，并提供具備代表權(quán)的明確證據(jù)。

提起申訴的個人和團(tuán)體，以下均稱為“申訴者”。

4.3 如何提起申訴？

申訴者應(yīng)填寫附件一所示《供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴書》，語種不限。申訴書應(yīng)通過電子郵件、郵寄或親自送達(dá)本公司供應(yīng)鏈管理辦公室（以下簡稱“辦公室”），該辦公室為本公司供應(yīng)鏈管理委員會（以下簡稱“委員會）的日常辦事機(jī)構(gòu)。

郵箱：csr@ruicycle.com

地址：惠州市惠陽區(qū)新圩鎮(zhèn)新豐村塘口村民小組地段辦公樓，惠州市恒創(chuàng)睿能環(huán)保科技有限公司供應(yīng)鏈管理辦公室

如選擇親自前往辦公室提交材料，請通過電子郵件提前預(yù)約時間。

申訴者必須提供足以支持調(diào)查的事實。如果缺乏確鑿證據(jù)，申訴者必須明確提供證人。如果申訴者提供的信息不足以開展調(diào)查，辦公室將建議其在30天內(nèi)提供更多信息，否則無法受理。

4.4 如何處理申訴？

本公司致力于快速、有效地處理申訴，我們將按照圖1所示流程處理申訴。

圖1：惠州市恒創(chuàng)睿能環(huán)保科技有限公司處理供應(yīng)鏈申訴流程

收到申訴材料后，我們通常按以下步驟采取行動：

第一步：辦公室向申訴者確認(rèn)收到申訴材料（收到材料后2個工作日內(nèi)）。

第二步：辦公室按照第1條所列申訴受理標(biāo)準(zhǔn)審核申訴材料，決定是否受理，并將決定書面（包括電子郵件或紙質(zhì)文書）通知申訴者。如果決定不予受理，同時說明不予受理原因，并將處理結(jié)果報送委員會（收到材料后7個工作日內(nèi)）。

第三步：如果決定受理申訴，辦公室則將申訴材料提交委員會，委員會根據(jù)申訴內(nèi)容組織委員會相關(guān)成員啟動申訴調(diào)查程序，以便與申訴相關(guān)方（申訴者、被申訴對象，以及可能存在的其他利益相關(guān)方）展開合作，深入全面了解申訴中提出的問題，鑒別與申訴相關(guān)的更多利益相關(guān)方，完成調(diào)查報告并提交給申訴者、被申訴對象和本公司董事會。（決定受理申訴后60個工作日內(nèi)）。

第四步：解決爭端。委員會聯(lián)合申訴者和被申訴對象，對爭端提出雙方都能接受的解決方案和程序，推動雙方達(dá)成書面共識。

第五步：申訴者和被申訴對象合作執(zhí)行達(dá)成共識的解決方案，委員會負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。

第六步：申訴者和被申訴對象雙方接受解決方案的執(zhí)行結(jié)果，并簽署執(zhí)行結(jié)果確認(rèn)書，委員會決定結(jié)案。如果經(jīng)過一輪或者幾輪磋商，申訴者和被申訴對象中的任何一方不接受解決方案（第四步），或者不接受解決方案的執(zhí)行結(jié)果（第五步），則可以尋求本公司以外的解決途徑，如第三方爭端解決機(jī)構(gòu)或?qū)＜业龋緝?nèi)部申訴程序自動終結(jié)。委員會將申訴程序的最終結(jié)果通知申訴者、被申訴對象和本公司董事會。

第七步：針對所有被受理的申訴，委員會填寫《供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴存檔卡》，與申訴書、調(diào)查報告、解決方案的書面共識、執(zhí)行結(jié)果確認(rèn)書等相關(guān)文件一并存檔保管。

申訴采用沖突回避機(jī)制，如您認(rèn)為委員會中任何人員與申訴存在利益沖突，可在申訴書中要求回避。

4.5 申訴者是否被保護(hù)？

申訴者可以匿名申訴，但表明身份將有助于我們開展調(diào)查。如果您愿意表明真實身份，并明確提出保密要求，本公司將會對您的身份保密。本公司承諾不會對申訴者采取任何打擊和報復(fù)行為。

在任何情況下，本公司均保證以獨立、公正和客觀的方式處理、調(diào)查、回復(fù)并歸檔所接收的申訴材料。

4.6 該申訴辦法何時生效？

本程序經(jīng)過本公司總經(jīng)理批準(zhǔn)之日起生效。

五、記錄

供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴書

附件一

惠州市恒創(chuàng)睿能環(huán)保科技有限公司

供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴書